Era Events: de landing urgente a CRM a medida para gestionar 5 empresas

Hay dos tipos de proyectos: los que arrancan con calma y los que llegan con la fecha encima. Era Events, grupo lleidatano dedicado a la organización de eventos, entró por la segunda puerta. Necesitaban una presencia online inmediata para una campaña de captación que ya estaba sobre la mesa y, además, intuían que más adelante harían falta herramientas internas para sostener el crecimiento. Lo que empezó siendo una landing page urgente se ha convertido, pasados unos meses, en un CRM a medida que centraliza la operativa de cinco empresas del grupo.

Este caso resume bien una idea que defendemos en ilerNetwork desde el primer día: una web no es un producto cerrado, es una infraestructura que crece con el negocio. Si la primera pieza está bien planteada, todo lo que se construye encima encaja sin sobresaltos.

El punto de partida: presencia digital cero y prisa real

Cuando Era Events nos contactó, la situación era la habitual en muchas empresas de servicios en Lleida que han crecido por reputación y boca a boca:

• Sin web propia. Toda la captación pasaba por contactos, recomendaciones y mensajes directos en redes sociales.
• Una campaña de captación inminente que iba a generar tráfico y necesitaba una landing decente donde aterrizar.
• Cinco empresas en el mismo grupo, con flujos administrativos cruzados (facturas, tickets, vehículos, pólizas, contratos con clientes y proveedores) que gestionaban a base de hojas de cálculo y carpetas compartidas.

El primer encargo, sin embargo, era muy concreto: una landing rápida, clara y orientada a conversión. Sin distracciones. Sin esperar al mes que viene.

Fase 1: landing page en tiempo récord

El reto técnico era controlable; el reto real era de calendario. Para llegar a tiempo a la campaña, montamos una landing one-page con todo lo esencial:

• Propuesta de valor en el primer pliegue, con un titular directo y un CTA principal hacia formulario de contacto y WhatsApp.
• Sección de servicios de Era Events con jerarquía visual clara, sin saturar.
• Formulario de contacto cualificado: tipo de evento, fecha aproximada, número de asistentes y presupuesto orientativo. Llegaban leads ya cualificados para que el equipo no perdiera tiempo respondiendo a curiosos.
• Core Web Vitals en verde: LCP por debajo de 2,5s, CLS plano y peso contenido. Es lo que separa una landing que convierte de una que el usuario abandona antes de cargar.
• SEO local básico (schema Organization + LocalBusiness, meta titles trabajados, sitemap y robots correctos) para no empezar con deuda técnica el primer día.

Hay un detalle importante que nos suelen preguntar: una landing «urgente» no significa una landing peor. Significa recortar alcance, no recortar calidad. Por eso, en este tipo de encargos, antes de tocar diseño dedicamos una hora a aclarar qué se queda fuera (blog, segundo idioma, módulos secundarios) para que lo que entra sea sólido al 100%. Es un patrón que repetimos siempre que se trabaja contra reloj, y de hecho lo cubrimos a fondo en la guía sobre cuánto tarda en hacerse una página web profesional.

Fase 2: del escaparate al motor de gestión interno

Con la landing en producción y la campaña ya rodando, llegó la conversación que de verdad nos interesaba a las dos partes: cómo ordenar la operativa interna del grupo. Era Events había probado un SaaS genérico de gestión empresarial y había chocado con el problema típico de este tipo de herramientas: te obligan a encajar tu negocio en su producto, no al revés.

Las objeciones que pusieron sobre la mesa son las mismas que escuchamos en cualquier despacho de pyme de Lleida que valora dar el salto a un CRM:

• «Pagamos por usuarios que no usan el 80% de los módulos». Funcionalidad sin uso. Coste sin retorno.
• «No podemos mover un campo sin esperar al fabricante». El producto evoluciona al ritmo del proveedor, no al del negocio.
• «Si nos vamos, ¿quién se queda con los datos?». La cláusula del lock-in, que en SaaS es casi siempre dolorosa.
• «Necesitamos aislar las cinco empresas del grupo». Permisos, contabilidades y vistas separadas, pero con una sola administración central.

A partir de ahí, hicimos lo que hacemos cuando un cliente pide desarrollo a medida: una reunión larga, sin diapositivas, con cuaderno y bolígrafo, para mapear los flujos reales. ¿Quién marca un ticket como pendiente de factura? ¿Cómo se cierra un pago anticipado contra una factura que llega dos meses después? ¿Qué pasa cuando un vehículo cambia de empresa dentro del grupo? Lo que sale de ahí no es un MVP genérico — es la espina dorsal de la herramienta que vas a programar.

Lo que hace hoy el CRM de Era Events

El CRM se entregó por fases para que el equipo pudiera empezar a usarlo antes de tener el 100% de los módulos terminados. Esto es importante: entregar un CRM «completo» al cabo de seis meses suele acabar en una plataforma que nadie sabe usar el día del lanzamiento. Mejor que vayan familiarizándose con cada pieza a medida que se publica.

Hoy, la plataforma cubre:

Multi-empresa con aislamiento real

Cinco entidades jurídicas distintas conviviendo bajo la misma administración, pero con contabilidades, tickets, proveedores y usuarios separados. Un empleado de la empresa A no ve ni un dato de la B. Sistema de roles y permisos al detalle, módulo por módulo.

Escaneo de tickets, facturas y conciliación

El corazón del CRM. Cualquier empleado fotografía un ticket desde el móvil y el sistema lee importe, fecha y proveedor. Cuando la factura llega — días o semanas después — se vincula al ticket original. Los filtros permiten responder de un vistazo a preguntas que antes requerían diez minutos de Excel: ¿qué tickets siguen sin factura?, ¿cuánto debemos a este proveedor?, ¿qué hemos gastado en julio en la empresa C?.

Pagos anticipados, presupuestos y proveedores

Cuando se paga a un proveedor antes de tener factura (situación habitual en eventos), el importe queda registrado contra el presupuesto correspondiente y se cruza automáticamente cuando llega la factura definitiva. Cada proveedor tiene ficha con histórico de gasto, pagos pendientes y documentación adjunta.

Flota de vehículos

Ficha por vehículo: ITV, seguro, mantenimiento, kilometraje y combustible. Avisos anticipados antes de cada vencimiento. Cualquier gasto asociado al vehículo queda vinculado al módulo de despesas para no perder trazabilidad.

Pólizas y responsabilidad civil

Control centralizado de pólizas de RC por empresa: fechas de renovación, importes, compañía aseguradora y documentos. En un sector donde una póliza caducada puede parar un evento, este módulo es de esos que justifican la inversión por sí solos.

Contratos con clientes y convenios con partners

Repositorio único de contratos firmados con clientes finales y convenios con colaboradores. Estado del acuerdo, fechas clave, documentación adjunta y notas. El equipo deja de buscar archivos sueltos en correos de hace dos años.

Pagos a trabajadores

Histórico de anticipos, dietas, horas extras y liquidaciones, por trabajador y por empresa. Pieza sensible que estaba dispersa en hojas paralelas y que ahora se gestiona en un único sitio con permisos restringidos.

Por qué desarrollo a medida y no un SaaS estándar

Esta es la pregunta que cualquier pyme razonable se hace antes de invertir en software propio. La respuesta corta: un SaaS te resuelve el 80% por 30€/usuario/mes y te deja peleándote con el 20% restante para siempre. Cuando ese 20% define tu operativa diaria, el cálculo cambia.

Para Era Events, los argumentos que inclinaron la balanza fueron concretos:

• Flujos no estándar. La conciliación de pagos sobre presupuesto antes de recibir factura, o el aislamiento real entre empresas del grupo, no son escenarios contemplados de serie en la mayoría de SaaS B2B.
• Datos propios y portabilidad total. Base de datos en infraestructura controlada, con exportación completa disponible en cualquier momento. Cero dependencia de un fabricante externo que pueda subir precios o cerrar el servicio.
• Crecimiento por módulos. Si mañana hace falta un módulo de presupuestos a clientes finales, o integración con la pasarela de pago, se desarrolla y se enchufa. No hay que esperar al roadmap de nadie.
• Coste predecible a largo plazo. Un pago único por desarrollo + una cuota mensual de mantenimiento, hosting y pequeños cambios. Sin saltos de precio por número de usuarios o cantidad de registros.

Es la misma lógica que aplicamos cuando un cliente nos pregunta si lanzar una tienda online con WooCommerce o con desarrollo propio: depende de cuánto se parece tu negocio al promedio. Lo tratamos a fondo en la guía sobre WooCommerce vs PHP a medida.

Lo que dice el cliente

Empezamos con una landing que necesitábamos para ayer y acabamos con un CRM a medida que nos ha cambiado el día a día. Trabajan rápido, escuchan y entregan lo que pides. Una pieza fundamental para el negocio.

— Equipo de Era Events, Lleida

Qué nos llevamos de este caso

Tres ideas que aplican a cualquier pyme que esté en una situación parecida — un grupo pequeño con varias sociedades, operativa compleja y herramientas dispersas:

1. Empieza por lo que urge, no por lo que ilusiona. La landing fue el puente. Sin ella, la campaña no salía. Sin la campaña, no había motivo para hablar del CRM dos meses después. Resolver lo inmediato bien construye la confianza que abre conversaciones más profundas.
2. Entregar por fases bate entregar «todo a la vez». Cada módulo del CRM se publicó cuando estuvo listo. El equipo lo fue incorporando a su rutina sin la angustia del cambio brusco. Cero formación masiva el día del lanzamiento; cero parón operativo.
3. A medida no es sinónimo de caro. Lo es de proporcional. El CRM de Era Events ha tenido un coste muy por debajo de cualquier suite empresarial con número de usuarios equivalente, y la cuota mensual cubre hosting, copias diarias, soporte y ajustes menores. Lo difícil no es programar — es entender qué hay que programar y qué no.

Si tu pyme está en una situación parecida — varias sociedades, herramientas dispersas, un SaaS que se queda corto, o necesidad de una landing en cuestión de días para no perder una oportunidad — escríbenos. Para presencia exprés hacemos landing pages desde 250€; para software de gestión a medida, ofrecemos CRM personalizado desde 2.000€ con cuota mensual ajustada al alcance.

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